「前記」は前に記した内容を受け、「上記」は上や前に書いた内容を受ける言葉です。
意味には重なりがあるので、「メールなら上記、契約書なら前記」と機械的に分ける必要はありません。
短い業務メールでは「上記の日時」のように項目名を添え、離れた資料なら資料名・見出し・番号まで示すと、相手が読む場所を見つけやすくなります。
迷ったときは、言い換える前に「何を指しているか」を一つに決めます。
続いて、その内容が本文の前段、件名、添付資料のどこにあるかを見ます。
ここでは意味の違いから、メール・案内・仕様書の文例、送る前の見直しまで、実際に文を書ける順に説明します。
前記と上記は、前に出た内容を受ける点で共通します
「前記」は「ぜんき」、「上記」は「じょうき」と読みます。
この記事で扱う前記は、文章の前の部分へ書き記した事項を指す使い方です。
デジタル大辞泉には前書きなど別の意味もありますが、「前記の条件」の前記とは分けて考えます。
上記も、文章の上方だけでなく、前に書かれた内容を示します。
そのため、同じ申込条件を受ける「前記の申込条件」と「上記の申込条件」は、どちらも既に書いた条件を読んでもらう文です。
| 比べる点 | 前記 | 上記 |
|---|---|---|
| 読み方 | ぜんき | じょうき |
| ここでの意味 | 前の部分に記した事項を受ける | 上、または前の部分に書いた内容を受ける |
| 用例 | 前記の申込条件をご確認ください。 | 上記の申込条件をご確認ください。 |
| 書くときの注意 | 名称や番号をそろえ、同じ対象だと分かるようにする | 項目名を添え、受ける範囲を分かるようにする |
仕様書や特許文書では前記を見かけ、普段のメールや案内では上記を使う書き方がなじみやすいことがあります。
これは文体を選ぶ目安であり、前記がメールで誤り、上記が専門文書で誤りという規則ではありません。
文書ごとの呼び名や書式が決まっていれば、それを確かめたうえで文章を整えます。
上記は、真上の一行や同じページだけに限りません
辞書の上記には、前に書いた内容も含まれます。
したがって、前の段落の条件を「上記の条件」と受けることもできます。
「すぐ上の一行以外には使えない」「ページが変われば必ず誤り」とまでは、その語義から決まりません。
ただ、指せることと、すぐ見つけられることは別です。
日程・金額・申込条件が何ページも前に書いてあるなら、「上記をご確認ください」だけでは探す範囲が広すぎます。
「第2章『申込条件』をご確認ください」とすれば、読者は見出しを手掛かりに戻れます。
前記へ替えるだけでは、曖昧さは消えません
商品Aと商品Bを並べたあとに「前記商品」と書いても、二つのうちどちらかは決まりません。
この場合に必要なのは、上記から前記への変更ではなく、「商品A」のような対象の指定です。
両方を指すなら「商品A・商品Bのいずれも」と書くなど、読み手に選ばせない文にします。
同じことは「上記の内容」にもいえます。
案内全体を読んでほしいときには使えても、日時だけを承諾してほしいなら「上記の日時」と範囲を絞ります。
指す対象が一つに決まるかを先に考えると、言葉選びだけで迷い続けずに済みます。
メールは、本文・件名・添付資料のどれを指すかで書き分けます
画面上では件名も添付ファイルも本文の上に見えることがあります。
それでも、見てほしい場所をすべて「上記」と呼ぶと、読む相手が開く場所を判断しなければなりません。
本文の項目は項目名で、別のファイルは資料名で受けると、確認の動作につながります。
| 相手に見てほしい場所 | 表現の候補 | 文の形 |
|---|---|---|
| 本文で既に示した予定 | 上記＋項目名 | 上記の日時でご参加いただけるか、お知らせください。 |
| メールの件名 | 表題の件、用件そのものの名前 | 見積書の送付について、ご連絡いたします。 |
| 添付した資料 | ファイル名＋欄や見出し | 添付見積書の「合計金額」欄をご確認ください。 |
| これから本文へ書く予定 | 下記、以下、次の | 次の日程で開催いたします。 |
「表題」は題名を意味するため、件名の用件を受ける「表題の件につきまして」という書き出しが候補になります。
一方、「見積書を添付いたします」と用件から直接始めても伝わります。
短いメールなら、用件を言い直すだけで、件名と本文を往復する負担も減らせます。
件名を上記で受けることが、いつも誤りというわけでもありません。
佐伯市の公文書作成の手引では、本文に「上記のことについて」を使う指定があります。
これは同市の文書作成上の扱いで、すべての会社のメールへ広げる決まりではありません。
勤務先や提出先の指定があれば、一般的な例文よりその様式を先に確かめてください。
返信を重ねるうちに話題が納期変更へ移ったのに、件名は以前の見積書のままということもあります。
その状態で「表題の件」と書けば、件名を正しく受けていても、話の対象が伝わりにくくなります。
本文を「納品日の変更について」と始めるなど、今の用件を明示すると行き違いを防げます。
文書例1：参加の返事を求める会議案内
次の文例は、読むだけでなく、参加できるかどうかを返信してもらうメールです。
［ ］内へ実際の名前や日付を入れ、会場・返信期限まで決めてから使います。
件名：［会議名］の開催日時と出欠確認
［宛名］様
お世話になっております。
［部署名］の［氏名］です。［会議名］を次の日程で予定しております。
日時：［年月日］［開始時刻］〜［終了時刻］
会場：［会場名］上記の日時でご参加いただけるか、［回答期限］までにこのメールへご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
［署名］
この「上記の日時」は、本文の直前に書いた予定を受けています。
さらに、出欠・期限・返信先を示しているので、相手は何を返せばよいか判断できます。
「上記の件、よろしくお願いいたします」だけでは、確認の依頼か出席の依頼か、返事が必要かまで分かりません。
既に日程が確定し、知らせるだけなら、返事を求める文を外します。
「上記の日時・会場にて開催いたします。ご参加の際は［持ち物］をご持参ください」と、必要な行動へ続けられます。
返信が不要なら、そのことを添える方法もあります。
文書例2：件名と添付見積書を分ける社外メール
件名の話題を受けたあと、見てほしいファイルと欄を具体的に指定します。
ここでは金額を読んでもらうだけでなく、修正が必要かを返してもらう目的です。
件名：［案件名］見積書送付の件
［会社名］
［宛名］様いつもお世話になっております。
［会社名］の［氏名］です。表題の件につきまして、見積書「［ファイル名］」を添付いたします。
添付見積書の「合計金額」欄をご確認のうえ、修正の要否を［回答期限］までにお知らせいただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
［署名］
「表題の件」が受けるのは件名で、「添付見積書」が示すのは開くファイルです。
資料が複数あるなら、本文に書いたファイル名と添付した名前をそろえます。
確認だけを頼みたい場合は、修正の要否の返信を求める文にせず、依頼の目的を合わせます。
送る前には、実際に添付したファイルを開き、案件名・版・確認する欄が合うかまで見ます。
逆に受信者の立場で資料が見当たらないときは、添付忘れと決めつけず、確認できていないファイル名を挙げて再送を依頼します。
言葉が丁寧でも、別の資料を指していれば作業は進まないためです。
長い資料では、名称・版・見出しまで指定します
離れた場所を参照するときは、「上記」「前記」を探す目印に置き換えると、読み返す範囲を狭められます。
「3ページの条件」なら、「3ページ『提出書類』欄」と見出しまで添えます。
編集によってページが動く資料なら、章や項目番号も有効です。
同じ資料に旧版と改訂版がある場合は、見出しが合っていても内容が違うことがあります。
資料名に加えて、実際に付いている版番号や改訂日を示してください。
版番号がない資料では、改訂日やファイル名に、ページ・見出しなどの目印を組み合わせます。
文書例3：修正箇所と修正後の提出まで伝える
次の例は、変更する文章が既に決まっている場合の依頼です。
修正の要否そのものを相談する場面なら、変更を指示する文へそのまま流用しません。
件名：［資料名］の記載修正のお願い
［宛名］様
お世話になっております。
［部署名］の［氏名］です。資料「［資料名］」（［版番号または改訂日］）の第［章番号］章「［見出し名］」について、［現在の記載］を［修正後の記載］へ変更いただけますと幸いです。
修正後のファイルを、［提出期限］までに［提出先・提出方法］へお送りください。どうぞよろしくお願いいたします。
［署名］
資料を探す場所、変更前後の文、提出の期限と方法まで書くと、修正だけして共有されない行き違いも減らせます。
こちらで受け取ったら、指定した版と変更箇所が合うかを開いて確かめます。
修正対象が多い場合は、本文へ長く詰めるより、対象箇所が分かる一覧や修正指示書を添える方法もあります。
内容の判断をお願いしたい場合は、「この記載のままでよいか、ご確認いただけますと幸いです」と目的を変えます。
返答を受けてから修正文を決める段階と、決まった文章への変更を頼む段階を分けると、相手も権限の範囲で対応しやすくなります。
契約書・仕様書・特許では、同じ対象を同じ名称で受けます
長い専門文書では、前の部分で登場したものを、後でも同じものとして特定できることが重要です。
「本サービス」と定義したものを、途中から理由なく「前記サービス」「当該サービス」などへ替えると、別のものか迷わせる場合があります。
文書の最初に決めた呼び名と、参照する条・項をそろえることが先です。
契約書や規程で申込条件の場所を明確にしたいなら、「第3条に定める申込条件」のように受ける方法があります。
既存のひな型は、単語だけを一括置換せず、その語が定義や他の条項とどう結び付いているかを見ます。
権利義務や契約条件に関わる修正は、法務担当者や弁護士へ内容を確認してください。
文書例4：前記で既に登場した部品を受ける仕様書
仕様書は、製品の構成や動きなどを記す文書です。
次の例では、温度を測る「温度センサ」と、結果を示す「表示部」が登場します。
仕組みを説明する架空例で、契約条項や特許出願書類のひな型ではありません。
温度表示装置の仕様
1 構成
本装置は、温度センサと表示部を備える。2 表示
前記表示部は、前記温度センサが検出した温度を表示する。
後半の二つの「前記」は、構成の項目に登場した同じ部品を受けています。
初めに温度センサと呼んだものを後で別の名前にしないため、文章のつながりを追えます。
センサが二つ必要なら、「温度センサA」「温度センサB」などを最初から区別し、後の説明でもその名称を使います。
特許の前記は、初めて出るものとの区別に関わります
特許文書の請求項は、特許を受けようとする発明を特定するための事項を記した部分です。
特許庁の電子出願案内でも、他の項目と字句を統一して使うことが示されています。
先に「センサ」が登場し、その後で「前記センサ」と受ける形は、既に示したものとの関係を表します。
日本弁理士会中国会の解説では、前記という語の使用自体が法律や規則で決まっているわけではない一方、既出か初出か不明な記載が、審査で不明確と指摘される場合が説明されています。
したがって、指定語でないことを理由に、実務でも省略してよいと判断することはできません。
前記を付ければどんな文章でも適切になるという意味でもなく、出願書類の個別の記載は弁理士などへ確認する範囲です。
普段のメールまで専門文書の語調にそろえる必要はありません。
実際に添付した会議資料を指すなら「添付の会議資料」、既に送付した事実があるなら「先ほど送付した資料」と書けます。
「先ほど」は実際のやり取りを指すため、単に本文の前半を受ける上記の置換先にはしません。
前述・上述・下記・以下は、読む方向から考えます
前記や上記と似た語を選ぶときも、まず、既に読んだ内容へ戻るのか、これからの説明へ進むのかを決めます。
前述・上述は前に述べた説明を受け、下記・以下は後に続く内容を示す使い方があります。
| 言葉 | この文脈で指す方向・内容 | 例 |
|---|---|---|
| 前述・上述 | 前に述べた理由や手順など | 前述の理由により、受付方法を変更します。／上述の手順で申請します。 |
| 下記 | あとに書く内容 | 詳細は下記のとおりです。 |
| 以下 | これから述べる内容 | 以下の手順に沿って入力してください。 |
「前記・上記は事項、前述・上述は説明」と捉えると選ぶ手掛かりになりますが、意味が重なる場面もあります。
項目なら必ず上記、説明なら必ず上述という分類へ無理に当てはめる必要はありません。
日程を受けるなら「開催日時」、理由を受けるなら「受付方法を変える理由」と、内容を直接書く方法もあります。
これから日程を書く手前で「上記の日時」と呼ぶと、本文を読む方向と指す方向が合いません。
その位置では「下記の日時」「次の日程」とし、先に書いた日程を後ろから受けるときに「上記の日時」を使います。
「以下の手順」の以下は後に続く文章の意味で、「10人以下」のような数量の用法とは別です。
記書きがないメールでも、方向の意味は変わりません
「下記」を使うたびに、どんな短文でも「記・以上」を必ず付けると一律には考えません。
改まった案内に記書きの様式を使う場面と、あとに続く予定を示す語として使う場面を分けます。
指定の書式がなければ、短いメールを「次のとおりです」とつなぐ書き方でも目的を果たせます。
縦書きでも、上記の語義に前の部分が含まれる以上、横書き専用とまでは言い切れません。
ただし、配置を見て対象が分かりにくければ、「前記の条件」や項目名へ直すと読みやすくなります。
縦書きの提出書式に用語の指定がある場合は、それに合わせてください。
記書きでは、日時と大切な条件を一か所にまとめます
記書きは、案内の本文のあとに「記」を置き、日時・会場などの詳細を項目で示す形です。
まとまった情報から必要な項目を探しやすくなり、申込期限だけが本文の別の場所に埋もれることも防げます。
佐伯市の手引でも、具体的内容や細目を記書きで示す扱いが説明されています。
文書例5：下記・記・以上を使う開催案内
以下は一般的な開催案内として作成した例で、佐伯市の様式の転載ではありません。
発行日、発信者、表題の配置は、会社や提出先の様式があればそれへ合わせます。
［発行日］
関係者各位
［会社名・部署名］
［担当者名］［研修名］開催のご案内
［研修名］を下記のとおり開催いたします。
参加をご希望の方は、申込期限までにお申し込みください。記
1 日時：［年月日・開始時刻〜終了時刻］
2 会場：［会場名・所在地］
3 持ち物：［必要な持ち物］
4 申込方法：［申込方法・窓口］
5 申込期限：［年月日・時刻］
6 注意事項：［受付時刻・変更時の連絡方法など］
7 問い合わせ先：［部署名・連絡先］以上
この案内の下記は、あとに続く開催情報を示します。
申込方法・期限・注意事項も詳細の中へ入れるので、読み手は参加の手続きを一か所から進められます。
「以上」で閉じる形では、その後ろに大切な条件を長く足すと、案内を読み終えたと受け取られ、見落とされるおそれがあります。
必要な追加条件は「注意事項」「備考」へ含め、参加前に読むべき範囲へ置きます。
あらゆる文書で「以上」のあとに一文字も置けないという決まりを示しているのではなく、条件を取り残さないための書き方です。
提出先の様式で別の位置が指定されていれば、その形を確かめます。
また、記書きの日時をその後ろの文から「上記の日時」と受けること自体は、読む方向と一致します。
「記」の下に書かれているから常に下記と呼ぶ、という関係ではありません。
迷う場合は「開催日時」「申込期限」と項目名で受ければ、記の上下と取り違えずに書けます。
送る前は、指す先と相手の行動を一緒に読み直します
「上記の件、申し訳ございません」だけでは、何へのお詫びかを相手にたどってもらうことになります。
「納期の変更によりご迷惑をおかけし、申し訳ございません」と用件へ戻すと、謝る対象がその文で分かります。
「本件」「この件」も、話題が二つ以上あれば「見積金額の件」などへ具体化できます。
短い返事では、対象が一つなら「承知しました」だけでも伝わります。
日程変更と資料修正のうち、日程だけを了承するなら「日程変更の件、承知しました」と範囲を残します。
上記そのものは敬語ではありませんが、後ろを「承知しました」「承知いたしました」と丁寧に書くことはできます。
丁寧さを増やすためだけに上記を足さず、相手との関係に合う文末と必要な対象名を選びます。
依頼を見直すときには、実際に相手がたどる順で読みます。
本文に出ていない資料を上記と呼んでいないか、確認の対象と返信内容が合うかを見ると、言葉だけを直すより不足が見つかります。
- 日時、金額、条件全体など、指す対象を一つに決めます。
二つが候補なら名称を添え、両方ならその範囲を書きます。 - 対象が本文の前段・後段・件名・別資料のどこにあるかをたどります。
別資料なら実際のファイル名・版・見出しと照合します。 - 読む、返信する、直す、提出するのうち、必要な行動を文に残します。
期限がある場合は日付・時刻と提出方法も合わせます。 - 添付資料を開き、宛先・添付名・参照箇所・変更前後が合うことを確かめます。
専門文書は定義語と指定書式も見てから送ります。
相手を急かしたくないときも、実際に回答期限があるなら、その日付を曖昧にしないほうが予定を組めます。
通知だけなら返信不要と添えるなど、文を読んだあとに何をすればよいかまで伝えてください。
送付後に版や参照先の誤りに気付いた場合は、誤った箇所と正しい資料・版を示して訂正し、どちらを使ってほしいかを明確にします。
まとめ
前記と上記には、前に記した内容を受ける共通点があります。
語の違いだけで選ぶより、対象の名称と場所を示し、必要な行動へつなげることが大切です。
メールでは項目名・添付名、長い資料では版や見出し、専門文書では定義した用語と指定書式を手掛かりにすると、相手が迷わず読める文章になります。
関連記事
- 「急ぎませんので」はビジネスで失礼？やさしさが曖昧さに変わるとき：急かさずに必要な期限を伝える書き方。
- メールに添付ファイルがないときの返信例文｜取引先へ角を立てず再送を頼む書き方：見当たらない資料名を示して再送を依頼する方法。
- revとverの違いを迷わず判断する方法｜図面・文書・ソフトの使い分けを実例で整理：版や改訂番号を使う際の考え方。
- 「念のためお知らせします」は失礼？角を立てない伝え方と目的別例文：情報の通知と対応の依頼を分ける文例。
参考資料
- 小学館『デジタル大辞泉』『精選版 日本国語大辞典』前記：前の部分に記した事項という語義。
- 小学館『デジタル大辞泉』上記：上、または前に書いた内容という語義。
- 小学館『デジタル大辞泉』表題：題名という意味。
- 小学館『デジタル大辞泉』前述、上述、以下：前後の説明を受ける言葉。
- 国語辞典オンライン・下記：文章の下や後に記された内容という意味。
- 佐伯市・公文書作成の手引：本文で件名を受ける同市の指定、記書きの扱い。
- 日本弁理士会中国会・前記ですか！前記があればなんでもできる！：特許文書で既出の用語を受ける働きと実務上の注意。
- 特許庁・電子出願ソフトサポートサイト 請求項：請求項の役割と字句の統一。
