不在連絡メールは、「不在期間」「返信を再開する時期」「必要に応じた代理窓口」の3点を伝えるのが基本です。
休暇や出張の詳しい事情より、相手がいつ返事を受け取れそうか、急ぐ用件をどこへ相談できるかを先に示します。
事前連絡は、やり取りのある相手が予定を調整するためのメールです。
自動返信は、不在中にメールを送ってきた相手へ状況を知らせるもの。
まずは次の案内から、自分の状況に合う例文を選んでください。
例文の【 】は、日付・氏名・連絡先などを置き換える箇所です。
この記事の例文は独自に作成したもので、公式の推奨文ではありません。
実際の勤務日程と職場の連絡ルールに合わせて使ってください。
社内への事前連絡｜引き継ぐ仕事を具体的にする
社内では、不在になる日と返信の見通しに加え、同僚が引き継ぐ案件を短く書くと実務に役立ちます。
全員に細かな進捗を送るより、チームには概要を、担当を引き継ぐ人には必要な資料と対応範囲を伝えると、受け取る側も整理しやすくなります。
次は、休暇中はメールを確認せず、了承を得た同僚が特定の案件を引き継ぐ場合の例です。
件名：【開始日】～【終了日】休暇に伴う不在のご連絡（【氏名】）
【チーム名】の皆さま
お疲れさまです。
【部署名・氏名】です。休暇のため、【開始日】から【終了日】まで不在にします。
期間中はメールの確認・返信ができません。
いただいたメールは、【返信再開日】から順次確認し、返信します。【案件名】については、【代理担当者名】さんに引き継いでいます。
不在中に対応が必要な場合は、【社内の連絡先・連絡方法】へお願いします。
関連資料は【社内の保存場所】にまとめています。よろしくお願いいたします。
【氏名】
「何かあれば代理へ」より、案件名を絞るほうが担当範囲が伝わります。
共有フォルダーなどを記載する場合は、引き継ぐ人が実際に開けるかも確かめます。
代理が担当しない用件まで、すべて回す書き方は避けてください。
出張でもメールを確認できないなら、件名の「休暇に伴う」を「出張に伴う」へ、本文を「出張のため」に置き換えられます。
一方、出張中も通常どおり返信できるなら、メール対応の停止を案内する必要はありません。
訪問対応や電話など、影響する連絡だけを伝えます。
取引先への事前連絡｜進行中の案件を調整する
取引先には、日頃やり取りしていて不在の影響を受ける相手へ連絡します。
会社名と氏名を名乗り、必要な日程を示したうえで、納品・確認・打ち合わせなどの調整がある場合だけ具体的に添えます。
次の例は、出張中は返信できず、不在中に期限を迎える案件について代理が対応する場合です。
件名：【開始日】～【終了日】不在のご連絡（【自社名・氏名】）
【取引先の会社名】
【相手の氏名】様いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。出張のため、【開始日】から【終了日】まで不在にいたします。
期間中はメールの確認・返信ができないため、いただいたご連絡には【返信再開日】以降、順次返信いたします。進行中の【案件名】について、不在中にご相談がございましたら、弊社の【代理担当者の氏名】へご連絡ください。
連絡先：【共有を了承された業務用メールアドレス等】
対応時間：【代理窓口の対応時間】ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
【自社名・部署名・氏名・通常の業務用連絡先】
相手にこちらの不在前の対応をお願いするなら、「不在になりますので早めにお願いします」だけでは急ぎ具合が分かりません。
「【案件名】の確認が必要な場合は、【相談したい日時】までにお知らせいただけますと幸いです」と、対象と希望時期を添えます。
期限を前倒しする必要があるときは、一方的に決めず調整してください。
また、事前連絡の宛先をむやみに広げると、関係の薄い相手へ予定や連絡先まで知らせることになります。
進行中の用件や返信への影響を基準に、送る相手を選びます。
複数の取引先へ一斉に送る場合は、互いのアドレスが見えないよう、社内で認められた送信方法を使ってください。
自動返信の例文｜届いた連絡への対応時期を知らせる
自動返信は、メールを受け取った後に送られる案内です。
初めて連絡する人にも届く可能性があるため、特定の案件を前提にせず、誰が不在なのかと返信の見通しを簡潔に書きます。
用件への回答や作業の完了と受け取られる表現は入れません。
件名：【自動返信】不在のお知らせ（【自社名・氏名】）
メールをお送りいただき、ありがとうございます。
本メールは自動返信でお送りしています。【自社名】の【氏名】は、【開始日】から【終了日】まで不在にしております。
期間中はメールの確認・返信ができません。
いただいたメールには、【返信再開日】以降、順次返信いたします。お急ぎの【代理が対応する用件】については、下記へご連絡ください。
担当：【代理担当者名】
連絡先：【共有を了承された業務用連絡先】
対応時間：【代理窓口の対応時間】お待たせして恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
【自社名・部署名・氏名】
代理窓口がない場合は、後の「代理担当者がいない場合」の例文と、その下にある自動返信用の変更方法を使ってください。
事前連絡を送っていても、不在中に新たな相手から問い合わせが来ることがあります。
必要なら両方を使いますが、日程や窓口の記載はそろえます。
特に、休暇が延びたときは事前連絡だけでなく、自動返信の期間と文面も見直します。
当日急に不在になる場合｜職場指定の方法で連絡する
当日の欠勤連絡や緊急連絡は、職場が指定する電話・業務用チャット・勤怠システムなどを優先してください。
メールを送っただけでは、始業時までに相手が確認できないことがあります。
欠勤の申請と、関係者への業務連絡が別の手続きになっている職場もあります。
次は、必要な欠勤連絡を行う際、または指定方法で連絡した後に、上司へ業務への影響を共有する文面です。
件名：本日【日付】の不在と【案件名】の対応について（【氏名】）
【上司の氏名・役職】
お疲れさまです。
【部署名・氏名】です。急なご連絡で申し訳ありませんが、【簡潔な理由】のため、本日は出勤できない状況です。
本日の【会議・提出物・顧客対応など】について、対応の調整をお願いしたくご連絡しました。現在の状況は【進捗と資料の保存場所】です。
本日はメールの確認・返信が難しく、返信を再開できる時期は現時点では未定です。
見通しが立ち次第、【職場指定の方法】でご連絡します。急なお願いで恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
【氏名】
この段階で代理が決まっていなければ、「【同僚名】が対応します」と勝手に確定させず、上司へ調整を依頼します。
取引先との当日の約束に影響がある場合も、社内の担当者と連携し、誰が変更を知らせるかを決めてください。
復帰日が分からないときは、分からないまま伝えて構いません。
翌日には必ず返信すると約束するより、今分かっていることと、見通しを改めて知らせる方法を示します。
体調が悪い場合などに、連絡のためだけに無理な確認頻度を約束しないことも必要です。
代理担当者がいない場合｜返信を待ってもらう見通しを書く
代わりに対応できる人がいない場合は、その点と返信の再開時期を明確にします。
相手が急いでいる案件ほど、不在に入る前に日程や依頼範囲を調整できるか考えておきます。
件名：【開始日】～【終了日】不在のご連絡（【自社名・氏名】）
【相手の氏名】様
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。【開始日】から【終了日】まで、休暇のため不在にいたします。
期間中はメールの確認・返信ができず、本件を代わって担当する窓口もございません。いただいたメールには、【返信再開日】以降、順次返信いたします。
【進行中の案件名】について期間中の対応が必要な場合は、事前に日程をご相談いただけますと幸いです。お待たせして恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
【自社名・氏名・通常の業務用連絡先】
自動返信に使う場合は、件名の先頭に「【自動返信】」を付けます。
宛名と挨拶・名乗りの段落は、「メールをお送りいただき、ありがとうございます。
本メールは自動返信でお送りしています。」
に替えてください。
また、「【進行中の案件名】について」で始まる事前相談の一文を削り、誰に届いても使える案内に整えます。
不在中も一部のメールを確認できる場合｜確認と返信を分ける
移動や会議の合間にメールを見られても、資料の確認や判断を伴う返信までは難しいことがあります。
「メールは確認できます」だけでは通常どおりの返答を期待させるため、対応できる範囲も添えます。
件名：【開始日】～【終了日】出張中のメール対応について（【自社名・氏名】）
【相手の氏名】様
いつもお世話になっております。
【自社名】の【氏名】です。【開始日】から【終了日】まで出張のため、不在にいたします。
期間中も可能な範囲でメールを確認しますが、移動・打ち合わせのため、返信にお時間をいただく場合がございます。【不在中に対応できる用件】には確認でき次第対応し、【資料確認など帰任後になる用件】には、【通常対応の再開日】以降、順次返信いたします。
期間中にお急ぎの【代理が対応する用件】については、【了承済みの代理担当者名・業務用連絡先】へご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
【自社名・部署名・氏名】
対応範囲をはっきり分けられない場合は、その段落を「内容によっては、【通常対応の再開日】以降の返信となります」に替えられます。
確認時刻が決まっていないのに「毎日確認します」と書く必要はありません。
代理がいないときは窓口の段落を外してください。
送る前に整える日程・理由・代理窓口
例文へ日付を入れる前に、自分が不在になる期間と、メール対応を再開できる時期を並べて確認します。
予定表上の不在終了日と、相手へ伝える返信の開始日は、必ずしも同じ日にはなりません。
不在終了日と返信再開日を分けて書く
たとえば、金曜日まで休暇でも、土日が休みの職場なら通常のメール対応は月曜日以降になることがあります。
月曜日が祝日や会社の休業日なら、さらに後になります。
自社の営業日と自分の勤務予定を照らして、具体的な日付を入れると伝わりやすくなります。
「【日付】以降、順次返信いたします」と書けば、返信を再開する時期と、対応に時間がかかることを一緒に伝えられます。
「休暇明けに返信します」だけでは、相手に休暇明けの日が分からない場合があります。
日付が確定しているなら日付を、営業日の表現が分かりやすい相手には「不在期間終了後、翌営業日から順次返信」を使います。
いずれも、実際に対応を始められる予定に合わせてください。
「戻り次第、すべて返信します」と、初日に全件の回答を約束する必要はありません。
いつ知らせるかは、相手の作業への影響から決める
不在の事前連絡を送る時期に、一律の「必ず何日前」という基準は置けません。
まず社内ルールを確認し、進行中の案件の期限、確認にかかる時間、不在の長さを見ます。
相手の作業が止まりそうなら、予定が確定した段階で早めに知らせ、必要な調整時間を確保します。
短時間の外出で返信や約束に影響がないなら、取引先へ一斉通知するほどではない場合もあります。
一方、一日の不在でも当日に見積もりの回答や会議があるなら、関係者との調整が必要です。
日数だけで決めず、誰のどの仕事に影響するかを考えます。
理由は業務に必要な範囲、連絡先は了承された範囲にする
通常の取引先向けメールなら、「休暇のため」「出張のため」で用件は伝えられます。
旅行先、同行者、詳しい病状などの私的な情報まで、不特定の相手へ知らせる必要はありません。
社内の申請で求められる情報がある場合は、指定された担当者と方法で伝えます。
代理窓口を載せるときは、担当者の了承に加え、引き継ぐ用件・対応期間・時間帯・共有できる連絡先を確認します。
私用携帯や個人アドレスを無断で載せず、業務用の窓口を使ってください。
自動返信は事前連絡より広い相手へ届き得るため、連絡先の共有範囲にも注意します。
なお、個人が職場にいない案内は「不在」、会社や店舗全体が営業を休む案内は「休業」と書き分けると、対象が伝わります。
自分だけの休暇を「弊社休業」と書くと会社全体が休みだと受け取られやすいので、主語も確かめてください。
自動返信は文章の用意だけでなく、メール側の設定も必要
自動返信の例文を作っただけでは、自動送信は始まりません。
利用するメールサービスで、送信期間・件名・本文・返信対象を設定して保存する必要があります。
Gmailの公式ヘルプで確認できるパソコン版の手順は、右上の設定から「すべての設定を表示」を開き、「全般」の「不在通知」で「不在通知 ON」を選び、期間・件名・メッセージを入力して「変更を保存」です。
オンになると、受信トレイ上部にバナーが表示されます。
予定より早く通常対応へ戻ったときは、バナーの「今すぐ終了」で停止できます。
設定後は、開始日・終了日と本文の日付が一致しているか、連絡先にのみ返信する設定をどうするかを確認します。
Gmailでは、設定した終了日の午後11時59分まで自動返信が送られます。
不在の最終日と、本文で案内する返信再開日を混同しないようにしてください。
アカウントの種類やアプリにより、機能や画面は異なります。
ここで扱ったのは公式ヘルプのパソコン版の案内です。
スマートフォン版や他のメールソフトへ、同じ画面操作をそのまま当てはめないでください。
勤務先のアカウントで設定項目が見当たらない場合は、管理担当者へ確認します。
Gmailの不在通知は通常、同じ相手へ毎回送られるものではなく、迷惑メールやメーリングリスト宛てなど返信されない対象もあります。
案件の担当変更や納期調整など、相手に確実に知らせる必要がある内容は、事前連絡でも個別に伝えておきます。
保存後は、文面と返信対象をもう一度開いて確認する
Gmailでは普段の署名が自動返信の下にも表示されます。
例文の末尾へ署名を入れる場合は、設定済みの署名と重なって、同じ名前や電話番号を二度載せていないかを見直しましょう。
連絡先だけに返信する設定は、登録していない取引先にも案内が必要かを考えて選びます。
開始日が来ている場合は受信トレイ上部のバナーを、開始前なら保存した不在通知の期間とONの選択を、設定画面で確かめます。
職場で認められた方法で受信を試す場合も、同じ相手から続けて送るだけでは毎回返信されません。
通常は一度だけで、4日後以降の再受信や文面を編集した後の再受信などは、再度返信される場合があります。
返信が来ないことだけで設定失敗と決めず、期間・返信対象・迷惑メール等の除外条件を照らし合わせてください。
通常対応へ戻ったら「今すぐ終了」で停止し、不在通知のバナーが消えていることと、設定がOFFになっていることを見ます。
不在が延びる場合は、期間の設定と本文の返信再開日を両方直して保存します。
事前に約束した案件は、自動返信を直すだけで済ませず、影響を受ける相手へ変更を知らせます。
誤った日程で送ったときは、訂正箇所を具体的に伝える
すでに事前連絡を送った後に日付の誤りへ気付いたら、元の件名が分かる形で、対象者へ訂正を送ります。
たとえば「先ほどの不在期間に誤りがあり、正しくは【開始日】から【終了日】です。
返信再開は【日付】以降となります」と、何をどの値へ直すかを示せます。
代理担当や連絡先も変更する場合は、その了承を取り直し、新しい窓口と対応範囲を合わせて知らせます。
自分の送信済みメールも開き、【 】の置き換え漏れや誤った宛先がなかったかを確かめてから、必要な相手へ訂正してください。
まとめ
不在連絡は、期間と返信再開の見通しを明確にし、代理がいる場合は対応範囲と窓口を添えると、相手が次の予定を立てやすくなります。
事前連絡では案件の調整を、自動返信では受信した相手への状況案内を中心に書きます。
送る前に、例文の【 】を実際の情報へ置き換え、不在終了日・返信再開日・代理の了承を確かめてください。
当日の欠勤や緊急連絡は、職場が指定する方法で行います。
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参考資料
- Google Gmail ヘルプ「不在時に自動返信を送信する」：パソコン版の不在通知の設定・終了方法、送信期間と返信対象の仕様を確認しました。
- 文化庁「第一話 敬語の心得・理解度チェックの解答」：相手や場面に応じて言葉を選ぶ考え方。
情報確認日：2026年11月5日
